Teamförstärkning i Uppsala kommun

Uppsala kommun pionjärer inom informationssstyrning

Uppsala kommun logo

En vanlig morgon promenerar Kristina in på kontoret och blippar sitt passerkort, lägger in sina saker i ett av de låsbara skåpen, tar en kopp kaffe i maskinen och startar sin dator. Inte ens fem minuter av arbetsdagen har gått och Kristina har redan haft direktkontakt med flera
informationssystem och ett okänt antal, indirekt.
Informationen flödar och dagen har knappt börjat.

Med ökad digitalisering och teknikframsteg har behovet
av informationsstyrning växt. Strängare dataskyddslagar
och riskmedvetenhet gör att alla behöver ha kontroll över
sitt informationsflöde.

Uppsala kommun hade identifierat ett behov av att förbättra sin informationsstyrning och behövde en gemensam syn på framtida arbetssätt. Kristina har hjälpt dem att utreda ett samordnat arbetssätt med hjälp av ett verktygsstöd för informationsstyrning.

Kristina Wulfft
Kristina Wulff​

Håll koll på informationen
- det ska vara lätt att göra rätt

citat
IMG_0393-min
Pontus och Kristina
IMG_0393-min

Pontus och Kristina

Genom att samla experter från olika verksamhetsområden i kommunen med olika perspektiv på informationshantering var ambitionen att få ihop en helhetsbild.

Då klev Kristina in som uppdragsledare, styrde och organiserade på ett strukturerat och välplanerat sätt så att alla kunde enas om ett gemensamt arbetssätt.

Kristina har erfarenhet inom informationshantering vilket var en förutsättning och hon bidrog med ett ledarskap med ordning och reda, säger Pontus, (beställare, Informationsarkitekt) med ett leende. Han tillägger att den agila approachen i arbetet har varit en nyckelfaktor i uppdraget och säger:

–  ”Det är lätt att prata om innovation och ett förlåtande klimat, men svårt att verkligen arbeta så. Med Kristina som projektledare har det varit möjligt och jag har själv utvecklats och fått nyttiga insikter under arbetetsgång.”

Projektet började, och det blev snabbt tydligt att man behövde precisera hur man skulle paketera ett gemensamt arbetssätt för informationsstyrning. Kristina löste det med att samla in behov, hålla workshops och rita upp ett förslag som hela expertgruppen sedan gemensamt arbetade kring.

– ”Att ha en skiss eller något konkret att utgå ifrån var till stor hjälp för att driva arbetet framåt i att skapa ett gemensamt arbetssätt för systematisk informationsstyrning för hela Uppsala kommuns bolag och nämnder”.

Den stora fördelen med att ha ett gemensamt arbetssätt är att vi får välfärdstjänster som är trygga och utan störningar.

Arbetsgruppen
Arbetsgruppen

Att ha en skiss eller något konkret att utgå ifrån var till stor hjälp i arbetet med att utforma ett arbetssätt för Uppsala kommun
med informationsstyrning

citat

Kristina tillägger att vikten av att förvalta och styra sin information är mycket aktuellt för samhället i dag och behovet kommer att öka exponentiellt. Uppsala är bland de första kommunerna i Sverige med att ha en färdig modell för hur det ska gå till att få ihop ett helhetsperspektiv på informationsstyrning.

Ett webinar arrangerades nyligen av arbetsgruppen för alla Sveriges kommuner där arrangörerna presenterade sitt arbete och de mottog mycket positiv feedback.

En sak som Kristina tar med sig till kommande projekt är att det är viktigt att utnyttja sina interna resurser i form av kollegor och chefer som kan stötta, ge inspiration eller bara vara ett stöd när man kör fast, som man nästan alltid gör i vissa skeden av ett uppdrag.

–  ”Utnyttja våra interna stjärnor som alltid finns där för dig!”

Det roligaste med projektet var att jag fick projektleda och vara involverad i kreativt arbete samtidigt. Jag fick analysera, arbeta redaktionellt, ta fram projektdirektiv och arbeta fram funktionella krav. Jag har fått ticka av alla boxar, säger Kristina!

–  ”Som projektledare har jag inte bara varit en drivkraft bakom gruppdynamiken, utan även agerat som verksamhetsutvecklare, kravanalytiker och ansvarat för behovskartläggning. Att skapa, leda och utforska dessa mångsidiga roller har varit oerhört inspirerande och belönande!”

Sammanfattningsvis var resultatet mycket positivt för Uppsala kommun. Genom att tillåta experterna fokusera på sina expertroller, medan en extern part kommer in som teamförstärkning och effektivt tog ledningen och ansvarade för att driva arbetet framåt, kunde kommunen uppnå sina mål på ett framgångsrikt sätt. Denna samarbetsmodell underströk vikten av att kombinera intern expertis med extern projektledning för att uppnå bästa möjliga utfall.

Entré Uppsala kommun
Entré Uppsala kommun​

Ett uppdrag som innehåller alla delar och har
varit jättekul!

citat

Referenser

Alla våra projekt

Sedan 1996 har vi hunnit med en hel del utveckling och varit med på många företags och organisationers resa. Här finns ett litet urval av projekt från senare tid. Hittar du inget som liknar det du letar efter? Tag kontakt, chansen är stor att vi har gjort något liknande!  

Kontakt

Hör av dig!

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig? Skriv en rad, så kontaktar vi dig, vi svarar snabbare än du tror!

Tack för att du kontaktar oss

Vi hör av oss så snart vi kan, behöver du få tag på oss direkt?

Tack för att du kontaktar oss

Vi hör av oss så snart vi kan, behöver du få tag på oss direkt?

Tack för att du kontaktar oss

Vi hör av oss så snart vi kan, behöver du få tag på oss direkt?

Tack för att du kontaktar oss

Vi hör av oss så snart vi kan, behöver du få tag på oss direkt?